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韶关市纪委监委档案管理制度

发表日期:2020-11-29 09:57:00 来源:
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韶关市纪委监委档案管理制度

 

为加强委机关档案的科学化、规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》和市档案工作有关规定,结合委机关实际,特制定本制度。

 

第一章 档案管理工作任务

 

第一条  贯彻执行档案工作的法律、法规和国家有关方针、政策。

第二条  制定本机关档案工作的计划和有关规章制度。

第三条  负责本机关每年文书材料的立卷归档工作。

第四条  集中统一管理本机关的全部档案,负责对本机关各类档案的鉴定、编目、保管、统计、利用和编研工作,并负责提供利用。

第五条  对本机关和各室(部)的专门档案的收集、整理立卷和归档工作进行监督和指导。

第六条   对下级纪检监察机关的档案工作进行指导、监督和检查。

第七条  按规定期限向市档案馆移交各类档案,配合档案鉴定小组,对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。

第八条  定期检查档案室各项规章制度的执行情况和库存档案现状,发现问题及时解决,并做好记录。

 

第二章  档案管理归档范围

 

第九条  按照《档案法》及有关法律法规的规定,根据委工作的性质、范围和内容,确定档案管理归档类别包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案和案件档案等。

第十条  文书档案,包括本机关在纪检监察工作中形成的,除纪检监察案件档案以外反映机关日常工作活动的,有保存价值的文件材料,具体包括:

(一)各类会议材料

1.委领导参加中央纪委、省纪委全会、工作会议、专业会议带回的文件材料及会议发言材料;

2.本机关召开的市纪委全会、工作会议、常委会会议、办公会议、专题会议等各类会议文件材料、会议记录、重要照片等。

(二)上级机关制发的文件、电报、材料

1.中央纪委、省纪委制发的决定、决议、条例、规定、纪要、批复、通知、通报等文件;

2.本机关代上级机关草拟的重要文件稿和上级领导在有关会议上的讲话稿;

3.中央纪委、省纪委领导来我市各地检查指导工作时的指示、讲话材料及录音(像)带、照片、光盘;

4.省纪委、监委用电子公文传输系统发来的文件和重要材料。

(三)本机关制发的文件、电报、材料

1.市纪委监委制发、批转的决定、决议、纪要、规定、报告、通知、通报等文件;

2.市纪委监委以及办公室的请示,报告、批复和来往公函等;

3.市纪委监委派出的调查组形成的调研材料;

4.市纪委监委工作大事记及反映本机关重要活动的剪报;

5.市纪委监委编辑的公开或内部发行的简报、刊物和汇编书籍;

6.市纪委监委在外事活动和行政事务中形成的文件材料,照片等;

7.本机关党组织、工会、妇联等在工作活动中形成的文件、材料;

8.本机关内部组织机构的设置、成立、合并、撤销、更改名称,人员编制、干部任免、考察、录用、转正、定级、调资、奖励、处分、培训,离退休、抚恤死亡等文件材料以及党员、干部年报表。干部职工花名册等。

(四)同级机关和非隶属机关制发的需要本机关贯彻执行和办理的条例、规定、通知、函件以及财政、计划审批等文件。

(五)内部资料

1.省委、省政府、省委办公厅、省政府办公厅有关公文格式的文件;

2.市委、市政府、市委办、市政府办有关公文格式的文件;

3.上级机关及不相隶属机关有关单位印发的对本机关工作有指导,参考价值的政策性文件及统计资料、重要情况反映、资料汇编、地方志等。

第十一条  基建档案,包括本机关兴建办公楼、宿舍及由本机关立项并主管的各类工程项目,从立项开始至竣工过程中形成的文字、图表材料;机关房改中形成的有关资料等。

(一)依据性文件材料:可行性研究、设计任务书、协议书、合同、设计方案、总概算书、有关建设的报批文件、会议纪要。

(二)基础性文件材料:选址报告、水文、气象、交通运输、供水、供电、地质勘测报告、重用征用土地书、批准使用土地文件和地界图、地形图等。

(三)初步设计阶段的材料:初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书等。

(四)施工设计阶段的材料:总平面布置图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、计算书、概(预)算书、施工方案等。

(五)施工、竣工交工验收的材料:施工协议(合同)、施工组织设计、开工报告、施工记录。隐蔽工程记录、原材料代用说明书、试验记录、重大技术措施、设计变更通知单、竣工报告、重大质量事故记录与分析处理结果,安装试车记录、竣工图、工程质量鉴定、交工验收鉴证单、决算书等。

(六)使用过程中出现问题的处理和改造、扩建等文件材料。

第十二条  设备档案,包括委机关的各类设备,含汽车、计算机、传真机、复印机、速印机、空调、抽湿机、空气清新器等。

(一)购置使用方面:申请购买设备的报告与批复、合同、来往文件、使用说明书、图纸、安装资料。

(二)安装调试方面:装箱清单、技术质量证明书、合格证、试车运行记录、性能测定记录。

(三)使用维护管理方面:修改图、设备维护使用规程、大修计划、设备报废、鉴定单及处理走向说明,重大设备事故报告等。

第十三条  会计档案,包括本机关的会计报表、会计出纳账簿、会计凭证、机关预算文件等。

(一)会计报表:年度会计报表、月、季会计报表(包括文字分析)、主要财务指标。

(二)会计出纳账簿:日记账(包括现金和银行存款记账)、明细账、总账、固定资产账卡、辅助账。

(三)会计凭证:会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证和银行存款余额调节表。

(四)其它资料:机关预算文件、收据单、移交清册、销毁清册。

第十四条  声像档案,包括反映本机关各项工作、活动的照片、录音、录像和视频;本机关组织拍摄的电视录像片、廉政教育片等。

第十五条  案件档案,包括本机关在履行纪检监察职责,查办各种违纪违法案件以及受理相关人员的控告、申诉等工作中形成的已经处理完毕的,具有保存价值的已立案核查卷,审理卷,申述、复核卷,未立案初核、了结卷,信访案卷等。

 

第三章  档案管理归档要求

 

第十六条  应归档的文件要收集齐全,确保档案完整。

第十七条  根据有关规定,对属归档范围的文件材料按有关规定确定保管期限,保管期限分永久、长期(30年)、短期(10年)三种。

第十八条  对属各类档案归档范围的文件材料,确定专职档案员负责收集、保管。专职档案员应定期检查,保证及时收集保管好应归档材料。本单位其他工作人员应积极提供材料,配合专职档案员做好档案材料收集工作。

第十九条  归档材料的立卷装订工作由专职档案员负责,每年六月底前应完成上一年度档案的立卷工作。

第二十条  专业立卷工作按有关规范标准执行。立卷人应在所立案卷的备考表上签名,档案案卷应经本单位有关领导和业务室(部)检查,不符合要求的立卷人要重新整理。

 

第四章  档案查阅、借阅规定

 

第二十一条  查阅档案应办理登记手续,查阅专业档案和密级文件要填写《市纪委监委查阅借阅档案室专业档案和密级文件申请表》(见附件)。凡需介绍信和有关证明才能阅档的,要认真验看有关凭证,按凭证上指定的查阅范围接待阅档者。

第二十二条  档案一般不外借,如确因工作需要外借的,应由委领导批准,办理外借手续,借阅专业档案和密级文件要填写《市纪委监委查阅借阅档案室专业档案和密级文件申请表》。外借时间一般不得超过两周,延长借阅时间需另办理续借手续。

第二十三条  借出的档案,不得转借他人,不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损,一旦发现上述情况,按有关规定严肃处理。

第二十四条 密件档案按保密规定查阅、借阅。

 

第五章  档案统计规定

 

第二十五条  档案统计工作要坚持实事求是的原则,统计资料必须真实、准确、完整、可靠。

第二十六条  要及时对档案的收进、移出、销毁和实存数量进行统计。

第二十七条  统计资料要定期汇总。年终要对室藏档案资料进行一次全面清点,做到帐物相符。

第二十八条  按统一规定和要求填制、报送有关档案管理各项统计数据和各类统计报表,客观反映档案工作现状。

第二十九条  对档案统计资料不断进行加工整理和分析研究,及时掌握档案情况和信息,进一步提高档案工作的管理水平。

 

第六章  档案鉴定销毁规定

 

第三十条   档案的鉴定、销毁工作要根据国家有关档案保管期限的规定,对保管期满的档案进行鉴定,将确无保存价值的档案材料剔除销毁。

第三十一条  鉴定档案时要坚持全面的、历史的、发展的观点,全面地考察档案的价值,不能凭个人的主观意志和目前利用的需要来确定档案的价值。

第三十二条  由分管档案工作的领导、档案工作人员和档案立卷室(部)有关人员组成档案鉴定小组。

第三十三条  鉴定小组人员对档案进行鉴定,写出鉴定报告。对失去保存价值需要销毁的档案进行登记造册,报主管领导审批后销毁。

第三十四条  销毁档案须有两名监销人。监销人在销毁档案前,要认真清点复核;档案销毁后,要在销毁清册上签字。

第三十五条  档案鉴定过程中形成的鉴定报告、销毁清册等材料应立卷归档,妥善保存。

 

第七章 档案保密规定

 

第三十六条  档案工作人员必须严格执行党和国家的保密政策和制度,增强保密意识,克服麻痹思想,有效地保护和利用档案。

第三十七条  档案工作人员非工作需要不随意谈论档案内容,不泄露属于国家机密的档案资料,不擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案资料。

第三十八条  凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等进行传播。

第三十九条  利用者查阅密级档案,必须履行批准手续,并且只限于在档案室内查阅。利用者不得扩散档案机密。

第四十条    接收、保管、提供利用档案时,按有关规定认真核对、登记,做到手续严格,账目清楚无误。

第四十一条  定期检查档案的保密情况,发现问题及时上报和处理。

第四十二条  对失泄密事件或违反保密规定的行为,要认真追查,严肃处理。

 

第八章 档案室管理规定

 

第四十三条  档案室是保管档案的机要重地,工作人员要忠于职守,严禁无关人员进入。

第四十四条  档案室档案要科学合理地进行系统排列、上架。工作人员要熟悉所存档案内容和存放位置,能及时准确地提供服务。

第四十五条  档案室要按照“二十防”要求,切实采取防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁、防污染、防腐蚀、防辐射、防汛、防台风、防失泄密、防电子病毒等措施,确保档案绝对安全。

第四十六条  做好档案室内温湿度记录,保持室内适宜的温湿度。

第四十七条  档案的移出、接收、保管、利用等情况要及时进行清点、登记和统计。

第四十八条  档案管理人员因工作调换或调动,要办理好交接手续,严格核实交接的档案。

 

第九章 附则

 

第四十八条  本制度由办公室负责解释,自印发之日起执行。

 

 

附件:市纪委监委查阅借阅档案室专业档案和密级文件申请表


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